התחילו בצורכי הפרויקט
הגדירו אילו תפקידים יידרשו, באיזה מקום ובאיזו תקופה. הפרידו בין צורך שאושר לבין אומדן לצורכי תכנון. מספר גיוסים צפוי אינו בהכרח מספר משרות שכבר אושרו.
- תפקיד ומשימות צפויות, ללא שמות תפקיד עמומים.
- עיר, מיקום אתר הבנייה ואזור החיפוש שנבחן.
- כמות צפויה לפי תפקיד ושלב איוש.
- מועד התחלה משוער ותנאים שעדיין טעונים אישור.
- אחראי לאימות הדרישות לפני הפנייה.
תעדו את המידע עם מקור ותאריך
המלצות, רשומות פנימיות וערוצים מקומיים עשויים להכיל מידע על אותו אדם. לפני ספירת הרשומות, בדקו כפילויות ושמרו את מקור המידע. דמיון בשם בלבד אינו מספיק כדי לקבוע שמדובר באותו אדם.
השתמשו במבנה עקבי. מידע חסר יסומן כלא נמסר; אין להשלים ניסיון או זמינות על סמך הנחות.
- מזהה רשומה ותפקיד שנמסר.
- עיר או אזור שנמסרו וניסיון מתועד.
- מקור, תאריך איסוף ומועד אימות אחרון.
- מצב תעסוקתי מוצהר, אם הוא זמין.
- פרויקט קשור, אחראי והפעולה הבאה.
מאגר ממופה אינו כל שוק העבודה
מאגר אנשי מקצוע שאותרו מציג את היקף המחקר, לא את כלל העובדים באזור. הוא גם אינו מצביע כשלעצמו על מספר האנשים שיקבלו הצעת עבודה.
למשל, אם במחקר נרשמו 80 בנאים, הניסוח המתאים הוא ‘80 אנשי מקצוע שאותרו במקורות שנבדקו’. אין בכך הוכחה שיש באזור רק 80 בנאים או שכולם זמינים. המספר הוא דוגמה בלבד ואינו נתון ממאגר RHYSCAN.
הפרידו בין מחקר, פנייה והערכה
שמרו את רישום המחקר בנפרד מהחלטת הגיוס. ‘מופה’ פירושו שאותר אדם; ‘נוצר קשר’ מעיד על אינטראקציה; ‘אושר על ידי משאבי אנוש’ מחייב הערכה של החברה למשרה המסוימת.
לפני העסקה, משאבי האנוש מאמתים עניין, ניסיון, תנאים וזמינות. החלטה שהתקבלה לגבי אתר קודם אינה מהווה אישור אוטומטי להזדמנות חדשה.
צרו מאגר שאפשר לעדכן
תוצר שימושי של המחקר הוא מאגר מאורגן לפי תפקיד ואזור, עם מקורות, תאריכים, פערים ואחראים. תעדו מתי כל פרט אומת ומה מחייב פנייה נוספת.
ב-RHYSCAN, האזורים, התפקידים, הגישה והעדכון מוגדרים בהצעה. המערכת משלבת את המיפוי עם ATS לארגון תהליך הגיוס לפי פרויקט. RHYSCAN אינה מחליפה את הגיוס; היא מארגנת את מידע השוק לפני שהגיוס מתחיל.
